La figura del Delegado de Protección de Datos (DPD) es esencial para garantizar el cumplimiento de las normativas vigentes y proteger la información sensible de los individuos. En este artículo, exploraremos en detalle qué es un DPD, sus funciones y cuándo es necesario constar de esta figura.
¿Qué es un Delegado de Protección de Datos?
El Delegado de Protección de Datos (DPD) es un profesional encargado de ayudar al responsable a supervisar la correcta aplicación de la normativa de protección de datos de su organización (del responsable). Su papel es asesorar al responsable en todo lo que necesite respecto al cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y otras leyes nacionales relacionadas.
Saber qué es un delegado de protección de datos y en qué casos es imprescindible o aconsejable constar de él es crucial para cualquier entidad que maneje información personal.
Diferencia entre responsable, encargado y DPD
Es importante distinguir entre tres figuras clave en el ámbito de la protección de datos:
- Responsable del tratamiento. Es la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio o cualquier otro organismo que, solo o junto con otros, determine los fines y medios del tratamiento de datos personales.
- Encargado del tratamiento. Es la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
- Delegado de Protección de Datos (DPD). Es el profesional designado para ayudar al responsable a dar un correcto cumplimiento a la normativa de protección de datos.
Entender la diferencia entre responsable, encargado y delegado de protección de datos es esencial para la correcta implementación de políticas de protección de datos.
¿Quién puede ser el Delegado de Protección de Datos?
El DPD debe ser una persona con conocimientos especializados en derecho y prácticas de protección de datos. Puede ser un empleado de la organización o un consultor externo. No existe una certificación específica obligatoria, pero contar con formación acreditada y experiencia relevante es altamente recomendable.
La pregunta de quién puede ser delegado de protección de datos es frecuente y su respuesta incluye profesionales con conocimientos y experiencia en el ámbito legal y de gestión de datos.
Requisitos para ser Delegado de Protección de Datos
Para ser un DPD, se deben cumplir ciertos requisitos:
- Conocimientos especializados. Tener un conocimiento profundo de la normativa de protección de datos y las prácticas de gestión de datos.
- Independencia. Debe actuar de manera independiente, sin recibir instrucciones sobre el ejercicio de sus funciones.
- Recursos. La organización debe proporcionar los recursos necesarios para llevar a cabo sus tareas de manera efectiva.
- Confidencialidad. Debe mantener la confidencialidad en el desempeño de sus funciones, particularmente en lo que respecta a las reclamaciones de los interesados y las comunicaciones con la autoridad supervisora.
Funciones del Delegado de Protección de Datos
El DPD desempeña varias funciones clave dentro de una organización:
- Supervisión del cumplimiento. Ayudar al responsable mediante seguimientos a dar un correcto cumplimiento normativo en protección de datos.
- Asesoramiento. Proporcionar orientación sobre las obligaciones de protección de datos y cómo cumplirlas.
- Formación. Capacitar al personal en materia de protección de datos.
- Gestión de incidencias. Actuar como punto de contacto para cuestiones relacionadas con la protección de datos y ayudar al responsable a gestionar las incidencias de seguridad.
- Evaluaciones de impacto. Asesorar al responsable en dudas que surjan en caso de que se requiera de la realización de una evaluación de impacto de protección de datos (DPIA).
- Interacción con la autoridad supervisora. Cooperar y actuar como enlace con las autoridades de control de protección de datos de manera objetiva, siendo el responsable el que dará respuesta o realizará las actuaciones determinadas ante las comunicaciones / notificaciones / requerimiento, etc. de la AEPD.
Como ves, las funciones del delegado de protección de datos son variadas y esenciales para asegurar el cumplimiento de la normativa y la protección efectiva de los datos personales.
¿Cuándo es necesario un Delegado de Protección de Datos?
El RGPD y la LOPDGDD establecen que ciertas organizaciones deben designar un DPD. A continuación se describen las situaciones específicas en las que es necesario.
Artículo 37 RGPD
Saber cuándo es necesario un delegado de protección de datos es fundamental para cumplir con las obligaciones legales y proteger adecuadamente los datos personales.
Según el artículo 37 del RGPD, están obligados los siguientes tipos de organizaciones:
- Empresas con grandes volúmenes de datos. Las empresas que manejan grandes volúmenes de datos personales, especialmente aquellos que implican un seguimiento regular y sistemático de interesados a gran escala, deben contar con un DPD.
- Entidades públicas y autoridades. Las autoridades y organismos públicos están obligados a designar un DPD, independientemente del tipo de datos que procesen.
- Empresas que tratan datos sensibles. Las empresas que procesan datos sensibles a gran escala, como datos de salud, información sobre condenas penales, o datos genéticos, también deben designar un DPD.
Artículo 34 LOPDGDD
De acuerdo al artículo 34 LOPDGDD de Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, se debe contar con la figura del DPD en los siguientes casos:
- Los responsables y encargados del tratamiento deberán designar un delegado de protección de datos en los supuestos previstos en el artículo 37.1 del Reglamento (UE) 2016/679 y, en todo caso, cuando se trate de las siguientes entidades:
- Los colegios profesionales y sus consejos generales.
- Los centros docentes que ofrezcan enseñanzas en cualquiera de los niveles establecidos en la legislación reguladora del derecho a la educación, así como las Universidades públicas y privadas.
- Las entidades que exploten redes y presten servicios de comunicaciones electrónicas conforme a lo dispuesto en su legislación específica, cuando traten habitual y sistemáticamente datos personales a gran escala.
- Los prestadores de servicios de la sociedad de la información cuando elaboren a gran escala perfiles de los usuarios del servicio.
- Las entidades incluidas en el artículo 1 de la Ley 10/2014, de 26 de junio, de ordenación, supervisión y solvencia de entidades de crédito.
- Los establecimientos financieros de crédito.
- Las entidades aseguradoras y reaseguradoras.
- Las empresas de servicios de inversión, reguladas por la legislación del Mercado de Valores.
- Los distribuidores y comercializadores de energía eléctrica y los distribuidores y comercializadores de gas natural.
- Las entidades responsables de ficheros comunes para la evaluación de la solvencia patrimonial y crédito o de los ficheros comunes para la gestión y prevención del fraude, incluyendo a los responsables de los ficheros regulados por la legislación de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.
- Las entidades que desarrollen actividades de publicidad y prospección comercial, incluyendo las de investigación comercial y de mercados, cuando lleven a cabo tratamientos basados en las preferencias de los afectados o realicen actividades que impliquen la elaboración de perfiles de los mismos.
- Los centros sanitarios legalmente obligados al mantenimiento de las historias clínicas de los pacientes. Se exceptúan los profesionales de la salud que, aun estando legalmente obligados al mantenimiento de las historias clínicas de los pacientes, ejerzan su actividad a título individual.
- Las entidades que tengan como uno de sus objetos la emisión de informes comerciales que puedan referirse a personas físicas.
- Los operadores que desarrollen la actividad de juego a través de canales electrónicos, informáticos, telemáticos e interactivos, conforme a la normativa de regulación del juego.
- Las empresas de seguridad privada.
- Las federaciones deportivas cuando traten datos de menores de edad.
- Los responsables o encargados del tratamiento no incluidos en el párrafo anterior podrán designar de manera voluntaria un delegado de protección de datos, que quedará sometido al régimen establecido en el Reglamento (UE) 2016/679 y en la presente ley orgánica.
En resumen, la figura del Delegado de Protección de Datos (DPD) se ha convertido en un pilar esencial en la era digital, donde la información es uno de los activos más valiosos para cualquier organización. Este profesional no solo garantiza el cumplimiento de la normativa vigente, sino que también contribuye a crear una cultura de privacidad y protección dentro de las empresas, generando confianza tanto en clientes como en socios comerciales.
La implementación adecuada de un DPD no es una simple formalidad, sino una inversión estratégica que protege a la empresa de riesgos legales y reputacionales. Además, permite optimizar la gestión de datos, ofreciendo una ventaja competitiva significativa en un mercado cada vez más consciente y exigente respecto a la privacidad.
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